Կանոնները գործարար նամակագրության կողմից էլեկտրոնային փոստով: Բիզնես նամակ: նմուշ. Թե ինչպես կարելի է ուղարկել էլեկտրոնային փոստով

Վերջին տասը տարիների ընթացքում, գործարար նամակագրությունը էլեկտրոնային փոստով ձեռք է բերել վիթխարի ժողովրդականություն եւ մեկը դարձավ հիմնական մեթոդների բիզնես հաղորդակցության: Այսօր դժվար է գտնել մի մարդու, ով կլինի գործնականում միջանձնային շփումը չի օգտագործվում է էլեկտրոնային փոստով: Չնայած այս հանգամանքին, շատ մարդիկ այսօր հետաքրքրում , թե ինչպես պետք է ուղարկել էլեկտրոնային փոստով , այնպես, որ բոլոր կանոնները չեն հաջորդել: Ինչպես օգնությամբ իրավասու նամակների ձեւավորել ստացողին լավ տպավորություն մասին ուղարկողից:

Այս հոդվածը բնութագրում է կանոնները գործարար նամակագրության էլեկտրոնային փոստով, եւ գործնական խորհուրդ նախատեսված է սույն հոդվածով օգնել սովորելու պատշաճ բիզնես հաղորդակցություն նախապատրաստման էլեկտրոնային փոստի հասցեները.

Շատերը սկսել են իրենց աշխատանքային օրը պարզապես ստուգել փոստարկղը նոր հաղորդագրություններից. Բայց, ցավոք սրտի, չնայած տարածվածության Այս մեթոդի տեղեկատվության փոխանակման մասին, շատ մարդիկ չգիտեն, թե ինչպես պետք է ճիշտ օգտագործել լեզուն գործարար նամակագրության, հաշվի էլեկտրոնային փոստի հասցեները համար ոչ պաշտոնական ձեւով է շփվել:

Շնորհիվ արագությունը առաքում էլեկտրոնային փոստի հասցեները, դա նպաստում է փոխանակումը կարեւոր է պաշտոնական փաստաթղթերի, ձեւերը, դիմումների, բայց այստեղ մարդիկ սխալներ, երբ ուղարկելով նամակներ: Շատ հաճախ է պատահում, որ պատրաստման էլեկտրոնային փոստի փոխանակման հետ ցանկացած ֆայլերի հասցեատիրոջը ցանկացած պատճառներով չեն կազմում ուղեկցող ռեֆերատների եւ չեն տեղավորվում այն թեման, որը կարող է բարդացնել աշխատանքը ստացողների. Նպատակը այս հոդվածի պատասխանել այն հարցին, թե ինչպես պետք է ուղարկել էլեկտրոնային փոստով, եւ դիտարկել բոլոր կանոնները բիզնես գրված հաղորդակցության միջոցով էլեկտրոնային փոստով:

Կազմելու նամակներ պետք է լրացվի բոլոր ոլորտներում

Կանոնները գործարար նամակագրություն փոստով պահանջում ուղարկողին լրացնել բոլոր դաշտերը նախատեսված է էլեկտրոնային փոստով, ինչպիսիք են հասցեի եւ անունով ստացողի եւ ուղարկողի. Այն պետք է անպայման է բնութագրել որպես թեմայով, որը համառոտ նկարագրում էությունը ուղարկած նամակում: Շատ հաճախ ճիշտ են բնութագրվում է թեմայով ճակատագիրը ուղարկված նամակների եւ արագությունը լուծելու խնդիրը սահմանված դրանում: Բիզնես նամակները պետք է սկսենք մի ողջույնի - այս պարզ արտահայտությունն հարգանքի ստացողի համար շատ կարեւոր է բոլոր նամակագրության. Այն բանից հետո, ողջույն պետք է հետեւել, որ տեքստը, որը կոչվում է «մարմինը նամակի», եւ, ի վերջո, թողել է ստորագրությունը, օրինակ, «Հարգանքներով, Բրայսի Պետրոսը Իվանովիչ»:

Ողջունելով է գործարար նամակագրության

Այս պահին մենք պետք է ավելի բարելավել իր ուշադրության կենտրոնում, քանի որ մի նշան հարգանքի, շատ կարեւոր է ամեն առումով գործարար հաղորդակցության: Օպտիմալ ողջույնը արտահայտությունը "Բարի լույս» կամ «Բարեւ»: Գործավարություն ի էլեկտրոնային փոստի ուղարկման սահմաններում օգտագործման արտահայտության "Բարի երեկո» կամ «Բարի լույս», քանի որ ստացողը կարող է կարդալ նամակը երկար պահից: Դա նաեւ ճիշտ չէ օգտագործել ողջունելով խոսակցական արտահայտություններ, որոնք օգտագործվում են պատահական զրույցի.

Այն բանից հետո, welcome բառեր կամ արտահայտություններ պետք է կատարվի ստացողին կողմից անուն հայրանունով, քանի որ եթե անունը ուղարկողի հայտնի չէ, այս կետը կարելի է skipped: Ողջույնի խոսքից հետո, կարող է շարժվել դեպի ներկայացմամբ նամակով թիրախ:

Կցորդներ բիզնես նամակագրության կողմից էլեկտրոնային փոստով

Եթե հիմնական նպատակը գրավոր է ոչ միայն գրված պատմությունը եւ ներկայացումը օբյեկտի, այլեւ վարչարարության ֆայլը, դա լավ է մնում ուղարկել օբյեկտների առաջին տեղը: Դա հաճախ է պատահում, որ շատ առաքողները, անզգույշ, որոնք ուրվագծում էությունը այն հարցին տեքստի նամակում, մոռանում է կցել անհրաժեշտ ներդրում: Այս անփութության կարող է բացասաբար ազդել գործարար համբավը բիզնեսի ուղարկողին:

Էլ-փոստ, պետք է լինի ճանաչելի եւ հակիրճ

Գործավարություն ի էլեկտրոնային փոստի կանոնների պահանջում է ուղարկողին է ունենալ ճանաչելի e-mail անունը, որը պետք է իրականացնել ճիշտ տեղեկատվություն ուղարկողի անունը. Շատ հակիրճ եւ ոչ թե նայում բաներ, պաշտոնական նամակներ ու կոչերը, երբ էլեկտրոնային հասցեն նշված պաշտոնական արտահայտությունները կամ խոսքերը, օրինակ, e-mail «limon_petya»: Այն նայում շատ անարժան է չափահաս: Բիզնեսի համար հեռակա ավելի լավ է ստեղծել մի առանձին էլեկտրոնային փոստի հասցեն եւ դիտարկել էթիկան գործարար նամակագրության փոստով:

Օգտագործելով արագ գործառույթը Պատասխանել (Response) վրա պատասխանը նախկինում նամակներ

Պատասխանել գործառույթը կամ Response (հապավումը ձեւով այն կարծես :) Re օգնում է օգտագործողին արագ ճանապարհ է արձագանքել ավելի վաղ ուղարկվել է ուղարկողին է հաղորդագրության մեջ: Այս ֆունկցիան ունի նաեւ մի ունիվերսալ դիմումը կարդալ նախորդը հետ զրույցը անձը տվյալ թեմայի. Սակայն կանոնները գործարար նամակագրության կողմից էլեկտրոնային փոստով պահանջում ուղարկողին է վերանվանել թեման գործարար գրավոր, եթե այդ ժամանակը նամակագրության քննարկման են փոխվել:

Նախքան ուղարկելով բիզնես նամակ պետք է սրբագրում է ուղղագրական եւ կետադրական նշաններ

Էլ-փոստ հեշտացնում է փոխանակել տեղեկատվություն, սակայն գործարար նամակագրությունը չպետք է անտեսել կանոնները ռուսաց լեզվի, քանի որ խոստովանել է անհոգ սխալ կարող է ազդել արժանահավատության ուղարկողին: Նախքան Դուք ուղարկել նամակ, դուք պետք է տեսնել այն տեքստային մի քանի անգամ, եւ մանրակրկիտ ստուգելու համար ofograficheskih եւ կետադրական սխալներով. Շատ e-mail հաճախորդները ունեն մի ուղղագրության ստուգում հնարավորությունը, այնպես որ դուք պետք է ուշադրություն դարձնել բառերը ընդգծել է կարմիր. Եթե կասկածում է ճիշտ ուղղագրությունը, դուք պետք է դիմեք օգնություն Ինտերնետում կամ ստուգեք օգտագործելով ուղղագրությունը բառարան.

հասցեատերը դաշտը պետք է լրացվի վերջին հերթին

Խուսափելու համար ուղարկելով անավարտ կամ չխմբագրված տառերը նպատակակետ հասցեի վրա բիզնես նամակում պետք է ավարտվի nick ժամանակ նախքան ուղարկելը: Այս կանոնը նույնպես ընդգրկված է հիմունքները գործարար նամակագրության մասին, էլեկտրոնային փոստով: Դա տեղի է ունենում այն ժամանակ, երբ լրացնելով դաշտերը տեսադարան e-mail առաջարկել ցուցակը նախկինում օգտագործվում է ստացողին, այն նաեւ պետք է բարելավել իրենց ուշադրության կենտրոնում, որպեսզի ոչ թե սխալմամբ ուղարկել բիզնես նամակը կողմից կազմված է հասցեատիրոջը:

Structuring է բիզնես նամակ

Text կառուցման կանոնները կիրառվում են ոչ միայն թղթի վրա, այլ նաեւ կանոնների գործարար նամակագրության մասին, էլեկտրոնային փոստով: Միշտ չէ, որ հարմար է, որ ստացողը կարդալ մեծ քանակությամբ տեքստային հաղորդագրությունների էկրանի վրա: Պարզեցնել, այս կետը պետք է լինի կոտրել, որ տեքստը տրամաբանորեն ձեւավորվել փոքր պարբերությունները եւ խուսափել գրելու Նամակներ բարդ տեքստային առաջարկներ: Օպտիմալ երկարությունը մեկ նախադասության մեջ մի բիզնես նամակում պետք է լինի ոչ ավելի, քան տասնհինգ բառերի:

Էությունը բիզնես նամակում պետք է նշված լինի, որ ըստ էության

Ի լրումն այս թեմայով մի բիզնես նամակում, որը ստացողը պետք է հետաքրքրի, եւ հստակ ձեւակերպված առաջին եւ երկրորդ նախադասությունը մարմնի տեքստի. ուղարկողի խնդիրն է ներկայացնել սկզբին գրավոր խնդիրը կամ հարցը, որի վրա նա անդրադառնում է ստացողին: Առաջին նախադասության, որ դա պետք է նշանակվեն նպատակը որն ուղարկվում է բիզնես նամակում: Օրինակ «Տեղեկացնում ենք Ձեզ, որ պայմանները պատասխանատվության ներքո պայմանագրի №45 Հյուրատետր 02.01.2017,« դնելու սորուն նյութեր »մոտենում է ավարտին: Է երկարաձգել պայմանագիրը, դուք պետք է ներկայացնել երկրորդ փաստաթղթերի փաթեթը »: Շնորհիվ նշանակված թիրախային ստացողի կարող է բռնեք հիմնական գաղափարը բիզնես նամակում: Եթե տառերը չափազանց մեծ է տեքստը, ապա ավելի լավ է օգտվել հաստատություն է կցելով մի գործառույթը ներդրումների ձեւով տեքստային փաստաթուղթ, բայց մի տեքստում տուփի պետք է թողնել այն ուղեկցող շարադրության, որը լուսավորում է բիզնես-նամակ: Օրինակ «Ես ուղարկում եմ ձեզ ներկայացնել մի էլեկտրոնային նամակի պատճենն է« Mac-շահագործման »: Խնդրում ենք տեղեկացնել ձեր վերաբերյալ որոշումը երկարաձգման պայմանագրի №45 Հյուրատետր 01.02.2017 «դնելու սորուն նյութեր» մինչեւ նշված վերջնաժամկետը է նամակում: «

Յուրաքանչյուր բիզնեսի նամակներով, պետք է պատասխանել

Կան բացասական օրինակները գործարար նամակագրության, ստացողը անտեսում է բիզնես նամակը, ինչ - ինչ պատճառներով. Երբեմն դա կարող է իրականում լինել դեպքեր, երբ պատասխանը չի կարող տրված պատճառով որոշակի իրավիճակներում, օրինակ, ժամկետը խնդրի լուծումը կարող է տեւել մի քանի օր, կամ ստացողը գտնվում է մտածողության եւ չի կարող միանգամից պատասխանել այդ հարցին: Այս դեպքում, մի կարճ մեկնաբանություն հարցի վերաբերյալ, օրինակ, «Բարեւ, Պետրոսը Իվանովիչ պետք է տրվի: Ես ստացել նամակը, սակայն այսօր դժվարանում է պատասխանել, քանի որ ես պետք է խորհրդակցել վերադասներին: Ես պիտի հաղորդել ձեր հարցը գլխավոր տնօրեն մեր ընկերության եւ կտա պաշտոնական արձագանք շաբաթվա վերջ: Հարգանքով, Վաճառքի մենեջեր Բելովը Իվան Gennadevich »:

Հարկ է հիշել, որ եթե որեւէ պատասխան է տրվում երեք աշխատանքային օրվա ընթացքում, այն փաստը, որ լռությունը ստացողի բիզնես նամակում կարելի է գնահատել որպես անփութության կամ մերժման հետ շփվել է ուղարկողին:

Կազմման պատասխան նամակը պետք է պատասխանել բոլոր հարցերին

Եթե նամակը հասցեագրված է ստացողի պետք է կասկածի տակ բնույթ, երբ կազմելու նամակը պետք է ապահովի պատասխանները հարցերին է առաջնահերթությունը, որն առկա արդյունքում տեքստի գործարար նամակում: Եթե հարցեր էին հնչում, որ ուղարկողը ակնկալում է ստանալ կոնկրետ պատասխաններ: Կազմելիս այդ նամակը պատասխանները դուք չպետք է համարակալված, դուք պարզապես անհրաժեշտ է արտահայտել մտքերը, որպեսզի. Է պատասխանել այդ բոլոր հարցերին, դուք նախ պետք է նորից կարդալ մի քանի անգամ ստացել է բիզնես նամակը, եւ եթե չափազանց շատ հարցերի, դա լավ է գրել դրանք ներկայացնել առանձին, խուսափելու համար բացակայում է. Եթե դուք չեք կարող պատասխանել որոշ հարցերի, դա անհրաժեշտ է, նշում է, որ այս պահին, ինչ-ինչ պատճառներով, ոչ մի արձագանք կարող է տրվել:

Չեն չարաշահում է հապավումները, էմոցիոնալ դիզայն եւ կապիտալիզացիայի

Կան բացասական օրինակները գործարար նամակագրության, որտեղ այն diluted ուղարկողների, օգտագործելով պաշտոնական նշաններ ձեւով ժպիտների. Դրանց օգտագործումը տարածված է սոցիալական ցանցերում, բայց բիզնես հեռակա կանոնները չեն ողջունում նման ցուցադրում զգացմունքներով, քանի որ ստացողը չի կարող իմանալ, թե իրենց իրական արժեքը, եւ ընդունում են որպես անհասկանալի է նրան մի շարք կետադրական սխալներով.

Հարկ է նաեւ տալ մինչեւ գրավոր տեքստը մեծատառերով: Վրա Ինտերնետում մի շարք բառերի գրված է մեծատառերով, որը կոչվում է «բղավելով արտահայտություններ» եւ նման արտահայտություններ հաճախ կրում են բացասական գույն: Ստացող երբ կարդում էլեկտրոնային բիզնես նամակը կարելի է համարել բացասական տառատեսակը, որ կլինի վնասակար է ընկալման իմաստով: Այն դեպքում, որ գործարար նամակ է անհրաժեշտ է ընդգծել կարեւորությունը մի կետի, որպեսզի ավելի լավ օգտագործել ներածական արտահայտություններ, օրինակ, «Խնդրում ենք նկատի ունենալ, որ դուք պետք է ապահովել փաստաթղթերի փաթեթ համար երկարաձգման պայմանագրի ոչ ուշ, քան 10/02/2017 տարի," կամ "Խնդրում ենք նկատի ունենալ, որ փաստաթղթերը երկարաձգումը պայմանագրի, պետք է ներկայացվեն մինչեւ 10.02.2017 տարվա ընթացքում: »:

Դա ոչ թե անհրաժեշտ է փոխանցել զգայուն տեղեկատվություն էլեկտրոնային փոստով

Փոխանցելու անձնական կամ գաղտնի տեղեկություն է ավելի լավ է հրաժարվել էլփոստի հաշիվներից, քանի որ կա վտանգ, խափանում է հակերների տեղեկատվության օգտագործել սեփական նպատակների համար: Այդպիսի տեղեկատվությունը կարող է ներառել: հեռախոսահամարներ, գաղտնաբառերը եւ վարկային քարտեր, անհատական բանկային հաշիվների, եւ այլն. N. Կարեւոր է հիշել, որ այդ տեղեկատվությունը պահվում է սերվերի փոստի գործակալ եւ այն դեպքում, hacking կարող է գողացել:

Նամակը պետք է պարտադիր լինի ստորագրությունը ուղարկողին

Ինչպես նշվեց, յուրաքանչյուր ուղարկեց Փոստի պետք է պարունակի կոնկրետացրեց ստորագրությունը: Հաճախ փոստարկղերը մշակողները ներկայացրել ստորագրության բլոկի, որը դուք կարող եք մուտք գործել Ձեր տվյալները վրա պաշտոնը, անունը եւ կոնտակտային հեռախոսահամարը: Հետեւաբար, միավորը կլինի ավտոմատ կերպով ցուցադրվում է վերջում յուրաքանչյուր փոստով, որոնք կհեշտացնեն մուտքագրում: Այն շատ կարեւոր է ստեղծել ստորագրություն, որ ստացողը կարող էր պատասխանել, ինչպես տառին ճիշտ հասցեն ուղարկողին: Մի օրինակ է ստորագրության կարող է նման այս խմբին: «Հարգանքով, ղեկավար Վաճառքի Պետրովը Նիկոլայ Ալեքսանդրովիչ, +79810000000»:

Եզրակացություններ, ապա պետք է նշել, որ, որպեսզի հասկանալ, թե ինչպես պետք է վարել գործարար նամակագրություն էլեկտրոնային փոստով, դա չի անհրաժեշտ է զարգացնել լրացուցիչ եւ բարդ տարրեր: Այն պետք է պարզապես մնում է հիմնական կանոնների էթիկայի եւ հարգել կանոնները ռուսաց լեզվի: