Որն է գրառումների կառավարման եւ Փաստաթղթաշրջանառության կառավարման.

Հաջողությունը բիզնեսում կախված է դրա պատշաճ կազմակերպման: Երկու ղեկավարները եւ աշխատակիցները պետք է տեղյակ լինեն, որ նման paperwork. Որոնք են դրա հատկանիշները, թե ինչ տեսակի կան, եւ ինչ կանոնակարգերը պետք է հաշվի առնել, որ կազմակերպության մեջ workflow.

Որն է գրառումների կառավարման

Ցանկացած կազմակերպություն, անկախ սեփականության ձեւից եւ բնութագրերի, ստեղծում է գործունեության ընթացքում մի շարք թղթի վրա: Դա կարող է լինել երկու շքանշաններով եւ նամակներ, եւ հաշվետվություններ. Բոլորն էլ պատկանում են կազմակերպչական եւ վարչական փաստաթղթերի:

Գրասենյակային աշխատանք, որը գործունեություն է ստեղծել փաստաթղթերը կազմակերպության, կատարվում է որոշակի կանոնների եւ պահանջների: Առավել հաճախ այն ձեռնարկություններում հատկացնել նվիրված աշխատակազմ, զբաղվածության այս ոլորտում. Փոքր ընկերությունների քարտուղար գործառույթը կարող է տեղադրվել է գրեթե ցանկացած աշխատակցին:

Եթե դուք հասկանում էությունը տերմինաբանության (ինչ paperwork), պարզ է դառնում, որ ծագման բառի. Սա, առաջին հերթին, այդ ամրագրումն Նյութական կրիչի վրա պաշտոնական տեղեկատվության: Այս գործընթացի ընթացքում ստեղծում կազմակերպչական եւ վարչական փաստաթղթեր, որոնք հետագայում նախաձեռնում որոշակի գործողություններ:

Տերմինը «կղերական» հայտնվել է երկար ժամանակ, բայց միայն կեսին անցյալ դարի, պաշտոնապես տեղի է ձեւավորել, որ ամրագրված է կանոնները պետական մակարդակով:

Գրասենյակային կառավարում եւ Փաստաթղթաշրջանառության կառավարման - ինչ է դա:

Այդ կազմակերպությունը չի կարող գոյություն ունենալ անկախ օրենքի: Դա միշտ էլ գրառումների կառավարման եւ Փաստաթղթաշրջանառության կառավարման. Ինչ է դա, թե ինչ հատկանիշներ են փոխանցման թուղթ, թե ինչպես պետք է կազմակերպել նրանց. Այս հարցերը լուծվում են մասնագետների `քարտուղարների, արխիվային, աշխատակիցների կադրերի բաժնի:

Գործավարություն ներառում ամրագրելով տեղեկությունները կրիչի, որ ստեղծվել է թղթի կամ էլեկտրոնային գործիքի. Իր բազան, որը կառուցվել է ընթացակարգի կազմակերպություն - շարժում կարգը կամ նամակ է իր ստեղծման կատարման եւ ուղարկելով արխիվում կամ ոչնչացումը.

Ինչ վերաբերում է այն տեղը, գործարար թղթերի հետ կապված աշխատակիցների եւ կազմակերպության ղեկավարության փաստաթղթի բաժանվում է արտաքին եւ ներքին: Աղբյուր կախված կլինի այն, թե պետք պատվերների, նամակներ.

Ներքին փաստաթուղթ կազմակերպությունը ներառում է հետեւյալ քայլերը:

• ստեղծումը ծրագրի փաստաթղթի.
• համակարգումը.
• Փաստաթղթի ստորագրման, դնելով ներքեւ ամսաթիվը եւ գրանցման համարը. պահից գրանցման համարվում պաշտոնապես հրապարակվել եւ ընդունված է կատարման.
• բերել հանցագործներին եւ մոնիտորինգ.
• կատարումը պատվերների.
• գրանցում կատարման փաստաթղթերի պահպանման, կախված ժամկետների եւ անհրաժեշտության.
• ոչնչացումը գործարար փաստաթղթերի ժամկետանց կամ նախագծել նրանց համար արխիվացման.

Փուլերը արտաքին փաստաթուղթը որպես ամբողջություն են նման, բայց կան որոշ տարբերություններ:

• Փաստաթղթերը տրամադրվել են ընկերությանը դրսից. Այս թուղթ կարող է լինել ծնող եւ երեխա, մասնաճյուղերը, կանոնակարգերը իշխանությունների պաշտոնական իշխանությունների, դատական պատվերների, նամակներ քաղաքացիների համար:
• Բոլորը ստացել կազմակերպման գործարար պահանջվող փաստաթղթերը պետք է անցնեն գրանցման կարգը: Այն հաստատում է, որ նրանք կարող են վերահսկողության ներքո:
• Հաջորդ քայլը պետք է աշխատել հետ փաստաթղթի, ներդրման կամ կատարողականի պահանջների.
• Եթե անհրաժեշտ է, ֆորմալ պատասխանը կատարվում:
• Վերջին փուլը - ի վրա երկար կամ արխիվային պահպանման, եւ ի վերջո ոչնչացման.

Ի լրումն, կապված կառավարման, կազմակերպության հետեւյալն են տեսակի փաստաթղթի:

• վեր - ից ստրուկ Ռետիններ (բացատրական ծանոթագրությունները).
• վայրընթաց - ից կառավարման աշխատակիցներին (հրամաններով).
• հորիզոնական - ի միջեւ հավասար դիրքերում (ակտերի, արձանագրությունների):

Բոլոր փուլերը փաստաթղթի շարժման հաշվառվում են հատուկ ամսագրերում: Նրանք կարող են անել մի քանի տարբեր ձեւերով:

• գրանցամատյանները շարժման փաստաթղթերի,
• Ծանոթություններ փաստաթղթեր
• էլեկտրոնային փաստաթուղթն առավել տարածված է ճնշող մեծամասնության կազմակերպությունների.

Առանձնահատկությունները դատական վարույթի

Շատերը զարմանում, թե ինչ իրավական paperwork, եւ թե ինչպես է այն տարբերվում է ընդամենը: Դատական գործը, - դա մի փոքր այլ է շարք փաստաթղթերի եւ իրեղեն ապացույց: Պատշաճ պահեստավորման եւ շարժումը նախատեսում է թափանցիկությունը դատական համակարգի: Trial եկեղեցական, ի տարբերություն կազմակերպչական կարող է լինել կամավոր: Այն վարում է լիազորված անձանց եւ խստիվ վերահսկվում: Նրա համար, որ կարգավորող եւ լավ սահմանված բոլոր քայլերը մինչեւ ոչնչացման:

գործառույթները քարտուղարի

Առավել ընկերության աշխատակիցների շատ մշուշոտ պատկերացում, թե ինչ paperwork եւ paperwork. Համար, այս նույն քարտուղար մասնագիտական գործունեության հետ:

Քարտուղարության ձեռնարկությունները կատարում է հիմնական գործառույթները փաստաթղթերի կառավարման. Ձեւը եւ առանձնահատկությունները աշխատանքի կազմակերպման հաշվառման սպասարկման բիզնեսների բաժանվում են հետեւյալ տեսակների.

• Կենտրոնացված - բոլոր քարտուղարները են նույն վարչության եւ ենթակա գլխավոր հոգեւոր աշխատողի կամ ավագ քարտուղար.
• Ապակենտրոնացված - քարտուղարները եւ անձնակազմի իրենց ծառայողական պարտականությունների կատարմամբ, տարածումը ողջ մասերում կազմակերպության եւ ենթակա է տարբեր վերադասի.
• Խառը, դա առավել տարածված է խոշոր կազմակերպությունների.

Առանձնահատկություններ փաստաթղթավորել ընկերությունը ուղղակիորեն կախված է, թե ինչ է ձեւավորել քարտուղարություն է ընդունված:

Հանձնարարականը Office-աշխատանքից

Անկախ չափը եւ սեփականության ձեւից, ցանկացած կազմակերպության, պետք է լինի նորմատիվ ակտը կարգավորող շարժումը փաստաթղթերի: Թե ինչ է հրահանգ է գրառումների կառավարման, եւ թե ինչպես պետք է կատարել. Այս հարցը մտահոգիչ է ոչ միայն քարտուղարների այլեւ առաջատարների շարքում է:

Հանձնարարականը գրասենյակի աշխատանքի, - սա է ներքին կանոնակարգումը կազմակերպության կողմից հաստատված հրամանում կամ հանձնարարագրում ձեռնարկների, յաւիտենական գործողության. Այն ուղղագրությամբ են բոլոր փուլերը ընդունումից փաստաթղթի, ցուցակները հաղորդագրությունների, որոնց ստորագրությունները կարող է նույնականացնել պաշտոնական փաստաթղթեր ներկայացրած նախագծային նմուշները, ձեւաթղթեր եւ ձեւերը:

հաշվառման

Փոքր կազմակերպություններում հետ ցածր մակարդակով փաստաթղթի (պակաս, քան 200 մեկ տարվա ընթացքում) ոչ մի կասկած, որ այս հաշվառման. Ամեն ինչ որոշվում է ուժերի աշխատակիցներին իրենց, կամ նույնիսկ ղեկավար.

Եթե հաշվառման պարտավորությունները չեն ուղղակի աշխատողի եւ չեն ուղղագրությամբ է իր աշխատանքային պայմանագրի, դա անհրաժեշտ է թողարկել է հրամանագիր հանձնում են իրենց գործառույթները: Այս փաստաթուղթը պետք է մանրամասն է նկարել լրացուցիչ պարտականությունները, պատասխանատվությունը եւ փոխհատուցում.

Հատկանիշներ շտաբային գրառումները

Եթե Ձեր կազմակերպությունը գործում է մեկ աշխատակից, համոզվեք, որ դուք կարող եք ստեղծել զբաղվածության փաստաթղթեր: Հարցն այն է, թե ինչ HR աութսորսինգի, հատկապես կարեւոր է ընկերությունների մի փոքր շարք աշխատակիցների:

HR աութսորսինգ - է ապահովել շարժումը կոնկրետ փաստաթղթերի հետ կապված աշխատանքի տեղավորման աշխատողների. Սովորաբար, այդ պարտականությունները իրականացվում է հատուկ միավորի կադրերի բաժնի: Նրանց գործառույթները ներառում են ընդունարան, մշակման եւ պահպանման ՄՌ փաստաթղթեր: Այդ թվում մշակման անհատական տվյալների, որոնք գաղտնի են:

Անձնակազմը paperwork սովորաբար անցկացվում են առանձին է ընդհանուր համապատասխանությունը կանոնների գաղտնիության եւ պահեստային հատկանիշների.

օպտիմալացումը գրասենյակի

Չնայած արագ զարգացման թվային տեխնոլոգիաների, շատ կազմակերպություններ, որոնք դժվար է օպտիմալացնել աշխատանքի արդյունքում: Շարունակում է գլխավորել հնացած թուղթ նամակագրությունը եւ անցկացնել կանոնավոր տեղեկամատյանները.

Դա պայմանավորված է երկու գործոնով:

• դիմադրություն նորամուծությունը ձեռնարկության աշխատողների.
• միջոցների բացակայությունն.

Կառավարիչները պետք է հիշել, որ աշխատանքի օպտիմալացում զգալի ներդրումների տալիս զգալի տնտեսական ազդեցություն: