Memo գործը: կատարելու հուշագիր են

Կազմակերպության ներքին փաստաթղթերում շատ աշխատակիցներ իմանում են միայն լսումների միջոցով `հուշագրերը շփոթված են սպասարկման ծառայություններից եւ սխալ են կազմում: Սա խախտում է նման փաստաթղթերի հիմնական գործառույթը `թիմի պաշտոնական հաղորդակցությունը, ինչը հանգեցնում է համաձայնեցված աշխատանքի անհնարինության: Ահա թե ինչու է հուշագրի կազմման հարցը, դրա տարբերությունները եւ այլ թերթերի հետ նմանությունը, գրելու ճշգրտությունը դառնում է հրատապ:

Տերմինոլոգիա

Ծառայողական գրառումը պաշտոնատար անձանց, կառուցվածքային ստորաբաժանումների միջեւ հաղորդակցության միջոց է: Երբեմն այն որոշվում է որպես որոշակի աշխատանքի / աշխատանքի կատարման մասին փաստաթուղթ, թեեւ դա կարող է ունենալ այլ բնույթ: Նմուշները, որոնք կքննարկվեն այս հոդվածում, պարզապես արտացոլում են հուշագրի հնարավոր բովանդակությունը:

Պաշտոնական կերպով, կառավարման փաստաթղթերի դասակարգիչը չի պարունակում տեղեկություն այնպիսի թղթի մասին, ինչպիսին է հուշագիրը: Օրինակ, թե ինչպես կարելի է գրել այն, սակայն դա չի բացառում այն փաստը, որ նման փաստաթուղթը տարածված է աշխատանքային-աշխատանքային ոլորտում `մի շարք պատճառներով:

Օգտագործման պատճառները

Ծառայության մատյանը հայտնի է որպես հաճախակի օգտագործվող աջակցող փաստաթուղթ: Այն պատասխանատվություն է կրում աշխատաշուկայի տարրերի, այսինքն, աշխատակիցների միջեւ կապի ապահովման համար: Ինչու է այդպիսի փաստաթուղթը հայտնի: Շատ աշխատանքային պահեր կարող են եւ պետք է լուծվեն, առանց առաջատար դիրքերի միջամտության, դա ինքնուրույնորեն եւ ամբողջ համակարգում որպես ինքնուրույնություն է տալիս ստորաբաժանումների ինքնավարությունը եւ արդյունավետությունը:

Նկարագրություն

Վերոնշյալ հուշագրի տարբերությունն այն է, որ վերջինս ենթադրում է վերը նշված պաշտոնատար անձանց կոչը, իսկ հուշագիրը, որի օրինակը ստորեւ նշված է, հորիզոնական մակարդակում կապ է ստեղծում: Դա կարող է լինել մեկ այլ բաժանմունքի կառավարիչ կամ այլ միավորի ղեկավար: Ցանկացած դեպքերում, երբ նշված անձինք համարժեք պաշտոններ ունեն, հնարավոր է խոսել հուշագրի մասին: Երբ կա անհավասարություն, պետք է մշակվի հուշագիր: Այստեղ ներկայացված որոշ օրինակներ կարող են լինել երկիմաստ, դրա պատճառները կքննարկվեն ավելի ուշ:

Ծառայությունների շրջանակները

Սովորաբար, հուշագրերը գրվում են տեղեկատվության, տնտեսական, նյութատեխնիկական կամ կազմակերպչական հարցերի վերաբերյալ: Հաճախ նշումը կարող է պարունակել խնդրանք կամ առաջարկություն: Յուրաքանչյուր կառուցվածքային տարրը սովորաբար առաջնային թեմաներից է եւ վերաբերում է այն տարածքին, որտեղ տարրը աշխատում է:

Դեկորացիա

Հուշագրի գրանցումը կատարվում է այնպես, ինչպես զեկույցի գրանցումը: Հետեւաբար, միայն բովանդակության փոփոխությունները: Ծառայողական նոտաների գրանցումը կարգավորվում է ԳՕՍՏ-ով: Սա թույլ է տալիս պահպանել բոլոր կառավարման փաստաթղթերի գրանցման միասնությունը:

Մի օրինակ, թե ինչպես գրել մի հուշագիր.

Տեղեկատվական-տեխնիկական բաժին ( էջի վերեւում, ձախ կողմում )

Անվտանգության ծառայության ղեկավարի ( վերեւում, աջ կողմում ) Լյուբչենկո Ռ.Լ.

Պաշտոնական տեղեկանք

09/14/2015 № 11

Ուրբաթ 17. 09. 2015-ը կփոխարինվի նյութատեխնիկական բազայի կողմից: Այս առումով խնդրում եմ տրամադրել «ԱՄԻՐ» ՓԲԸ-ի հետեւյալ աշխատողներին հետեւյալ աշխատանքների իրականացման համար.

1. Անտանտո Սերգեյ Գեննադիեւիչը:
2. Միշկով Լեւ Գեորգիեւիչը:

Բաժնի ղեկավար ( ձախ կողմում ) _response_ Անտիպով RD ( աջ կողմում)

Հուշագրի ձեւավորումն առաջարկում է տիպային թերթիկ ձեւաչափ `A4:

Առավելությունները

Ըստ էության, խոսքի ելույթի անալոգը, հուշագիրը մի քանի առավելություն ունի սովորական աշխատանքային հաղորդակցության նկատմամբ.

• Գրավոր պահպանումը.
• Պաշտոնական փաստաթղթեր.
• Բարդ տեղեկատվության փոխանցման հարմարություն.
• Միանգամից մի քանի մարդ ուղարկելու ունակություն:

Տրամաբանական է այն հետեւանքները, որոնք հետեւում են դրանից.

• Միեւնույն հայտարարությունը հաստատելու կամ մերժելու հնարավորությունը.
• Խնդրի մաքուր ձեւակերպում եւ դրա ճշգրիտ իրականացում;
• Իրականացման ժամանակացույց;
• Աշխատանքի արդյունավետությունը:

Նիշերը

Պաշտոնական հուշագրի գրելը կարող է ունենալ հետեւյալ բնույթը.

• Տեղեկատվություն (հաղորդակցություն, ծանուցում, ճեպազրույց, եւ այլն);
• Նախաձեռնություն (խնդրանք);
• Հաշվետվություն:

Ծառայողական գրառումը, որի օրինակն է տրված վերը նշվածը, տեղեկատվական բնույթ է կրում, քանի որ մեկ վարչության պետը մյուսին տեղեկացնում է աշխատանքի առաջիկա կատարման մասին, բացի այդ պարզ ճեպազրույց է տալիս այն, թե ինչ պարտավոր է անել:

Վերջին երկու կետերը հաճախ կողք կողքի են. Հուշագիր արձագանք է նախաձեռնությանը (խնդրանքին):

Կառուցվածքը

Եկեք քննարկենք, թե ինչպես պետք է գրել պաշտոնական օրինակ `այս օրինակի հիման վրա: Այսպիսով, այս փաստաթուղթը պետք է պարունակի.

• Հասցեատիրոջ պահանջը (այս դեպքում դրա դերը կատարվել է անվտանգության ղեկավարի կողմից);
• Փաստաթղթի անվանումը (համապատասխան գրագիրն անմիջապես տեքստից առաջ էր);
• Փաստաթղթի ամսաթիվը;
• Տեքստ;
• Հասցեատիրոջ պահանջը եւ ստորագրությունը (տեղեկատվության բաժնի ղեկավար):

Տեքստը, իր հերթին, կարող է տարածվել նաեւ կառույցի երկայնքով: Ճիշտ է, դա շատ ավելի պայմանական է.

1. Առաջին մասը սահմանում է գրելու հիմքը եւ շարժառիթը: Ծառայողական գրառումը, որի նմուշը ներկայացվել է վերեւում, բացատրում է առաջին նախադասության մեջ պահանջը:
2. Երկրորդ մասը արտացոլում է էությունը, օրինակ `այն բխում է« կապակցությամբ »բառերից հետո:
3. Երրորդ մասը վերջնական է: Այն կարող է պարունակել փաստի, առաջարկի կամ խնդրանքի հայտարարություն:

Ծառայողական գրառումը, որի օրինակն օգնում է մեզ հասկանալ նախագծման կանոնները, միացնում է երկրորդ եւ երրորդ մասերը մեկի մեջ: Անցումը դառնում է ավելի զգայուն բարդ հուշերում: Երրորդ մասը պարտադիր կերպով հայտնվում է պատասխան փաստաթղթերում:

Styling

Թեեւ այս թղթի համար թույլատրվում է ազատ ձեւաչափ, ինչպես նաեւ բոլոր մյուս կառավարման թերթիկները, որպեսզի իմանան, թե ինչպես պատշաճ կերպով գրել պաշտոնական հուշագիրը, դուք պետք է ազատորեն արտահայտել ձեր մտքերը գործարար ոճով, քանի որ ցանկացած փաստաթղթի մշակման ժամանակ նա օգտագործում է:

Տեսակները

Ծառայության նոտաները հստակ դասակարգում չունեն, բայց միեւնույն ժամանակ դրանք կարող են պայմանականորեն բաժանվել տեսակների:

Օրինակ, կա մի հուշագիր.

• Աճի մասին;
• Ձեռքբերման համար.
• Չեղյալ հայտարարելու մասին եւ այլն:

Յուրաքանչյուր տեսակի ունի ուղղագրության սեփական առանձնահատկությունը: Ավելի լավ հասկանալու համար, թե ինչպես պետք է գրել մի հուշագիր, կտպագրվեն նաեւ:

Բարձրացման մասին

Գրասենյակի աշխատակիցների համար աշխատավարձի ավելացման մասին գրառումը կարող է անհրաժեշտ լինել, որ նրանք իրենց աշխատանքի համար բավարար դրամական փոխհատուցում չեն ստանում: Տրամաբանական է, որ առաջին հերթին նրանք կվերադառնան իրենց ղեկավարին, նրանք կստորագրեն հուշագիր:

Այս տեսակի գրասենյակի նոտան գրվում է բաժնի պետի հասցեին աշխատող բաժնի պետի կողմից: Երբեմն սա նաեւ մարդկային ռեսուրսների վարչության պարտականությունն է: Այնուհետեւ, սկզբում, խոսվում է աշխատակցի կապի բաժանմունքի մասին, ով ցանկանում է ստանալ ավելի մեծ աշխատավարձ եւ անձնակազմ: Աշխատավարձի բարձրացման պատճառները (աշխատավարձի փոփոխությունը, աշխատողի որակավորումը եւ այլն) պետք է պարտադիր պարունակեն պաշտոնական հուշագիր:

Նմուշը ներկայացված է ստորեւ:

Նյութեր հաշվապահական հաշվառման վարչություն

«Ագրո Դարինա» պետական ձեռնարկության գլխավոր տնօրեն Անինիկովա Գ.Լ.

Պաշտոնական տեղեկանք

04/09/2013 № 45

Սանկտ Պետերբուրգ

Աշխատավարձի բարձրացման մասին Ֆուրմանետ Գ.Վ.

Ֆուրմանետ Գալինա Վիկտորովնան աշխատում է «Ագրո Դարինա» ՀՁ-ում 2011 թ. Մարտի 4-ից, նյութական հաշվառման բաժնի առաջատար մասնագետի պաշտոնում: Նա որակյալ վարպետ է իր արհեստի մեջ, ցույց տալով բարձր աշխատուժի արտադրողականությունը, ճշտապահ, պարտադիր եւ գործադիր: Իմ աշխատանքի ընթացքում մեկ կարգապահական տույժ չստացվեց: Վերոհիշյալի կապակցությամբ խնդրում եմ Ձեզ բարձրացնել Furmanets Galina Viktorovna- ի աշխատավարձը 23,000 ռուբլիից մինչեւ 25,000 ռուբլի:

Նյութական միջոցների հաշվառման բաժնի պետ Գալկին Ս.Ա.

Բարձրացումը չի նշանակում միայն աշխատավարձի բարձրացում, այն կարող է նաեւ նշանակել ավելի բարձր դիրքի: Բաժանմունքի բաժնի ղեկավարը գրում է նաեւ առաջխաղացման մասին գրառումը:

Սա կարեւոր նշում է. Տնօրենին նույն ծառայողական նիշը, այսինքն, ստորադասի ղեկավարից գրություն է համարվում:

Բաժանմունքի ղեկավարը կարող է ենթակա լինել բարձրացնել հետեւյալ հիման վրա `

• Իր որակավորման բարելավումը.
• Բարձրագույն կրթություն (առաջին / երկրորդ);
• Փորձը եւ աշխատանքային փորձը.
• Լավ ծառայությունների համար:

Պատճառները պետք է նշվեն անմիջապես հուշագրության մեջ: Օրինակ, հաջորդը:

Նյութական եւ տեխնիկական աջակցության բաժին

«Netflix» PP- ի գլխավոր տնօրեն Լյաշենկո Ս.

Պաշտոնական տեղեկանք

02/19/2001 թիվ 15

Մոսկվա

Բելոուսովայի պաշտոնի բարձրացման մասին Յու.Օ.

Բելոուսովա Յուլիա Օլեգովնան աշխատում է PP "Netflix" - ում 1999 թ. Հունվարի 7-ից, որպես լոգիստիկայի բաժնի վարիչ: Իր բնագավառում որակյալ մասնագետ է: Աշխատողը գործադիր եւ պատասխանատու է, ունի բարձր աշխատունակություն եւ տոկունություն սթրեսային իրավիճակներում: Փետրվարի 15-ին ընդունվել է «Հաշվապահական հաշվառում եւ աուդիտ» մագիստրոսի կոչում: Դրա հետ կապված ես առաջարկում եմ Յուլիա Բելոուսովին բարձրացնել ավագ ադմինիստրատորին:

Նյութատեխնիկական ապահովման վարչության պետ Էլչինի ստորագրությունը Պ.Լ.

Գնման համար

Գնման պայմաններում նշանակում է ցանկացած սարքավորման վերանորոգում կամ փոխարինում: Բաժնետոմսի ձեռքբերման ծառայության գրությունը գրվում է բաժանմունքի կողմից, որն անհրաժեշտ է թարմացնել նյութատեխնիկական բազան:

Համակարգչի ձեռքբերման համար ստեղծվել է ստորեւ բերված ծառայության նշում, որը ներկայացված է ստորեւ:

Մարդկային ռեսուրսների վարչություն

«Էպամ» ընկերության ՏՏ բաժնի ղեկավար Պիլկով Դ

Պաշտոնական տեղեկանք

11/12/2009 թիվ 4

Խարկով

Համակարգչի վերանորոգման (փոխարինման) մասին

Կցանկանայի ձեզ տեղեկացնել, որ 2009 թ. Նոյեմբերի 6-ից անձնակազմի աշխատակից Մաշկինա Տատյանա Եվգենիեւնան, ավագ ադմինիստրատորը, կանոնավոր կերպով վթարի է ենթարկվում անհատական համակարգչի վրա:

Վերը նշված պատճառով, խնդրում ենք շտապ վերանորոգել կամ փոխարինել այս համակարգչի հնարավորինս շուտ:

Կադրային բաժնի պետ _signature_ Չիստենկո Վ.Տ.

Հանգիստ

Այստեղ ծառայություն մատուցող արձակուրդը նշանակում է ոչ թե արժանապատիվ հանգստանալու, այլ արձակուրդից աշխատող անձնակազմի անդամ նշանակելու մասին, գրվում է բաժնի պետի կողմից, որի մեջ նշված է համապատասխան աշխատողը: Դա նշում է հիշեցման պատճառը: Փաստաթուղթը ներկայացվում է ընկերության / կազմակերպության ղեկավարին, նա, իր հերթին, պետք է գրի պատասխան կամ համաձայնություն:

Հետեւյալը նման արձանագրի օրինակ է:

Ես դեմ չեմ

Անձնակազմը պատրաստում է անհրաժեշտ փաստաթղթերը `Սարեգիի 03/21/2014

«Աուկրո» ՓԲԸ գլխավոր տնօրեն Սերգեյ Վ.Պ.

Պաշտոնական տեղեկանք

03/21/2014 թիվ 1

Հաշվի առնելով հաշվապահական հաշվառման եւ աուդիտի ստորաբաժանման ավագ հաշվապահ Տատյանա Մորոզովայի հիվանդությունը, առաջարկում եմ 2014 թ. Մարտի 22-ին հրավիրել հաշվապահ Պավել Մատեւիչուկին:

Հաշվապահական հաշվառման եւ աուդիտի բաժնի պետ _signature_ Marinina R.A.

Պետք է նշել, որ բացի գրառումներից եւ գրառումներից ծառայության գրառմանը, դեռեւս անհրաժեշտ է ձեռք բերել աշխատողի համաձայնությունը արձակուրդից դուրս գալու համար: Այն նաեւ պետք է ձեւականորեն փաստաթղթավորվի: Հետեւաբար, հուշագիրը միայն այս գործընթացի առաջին փուլն է:

Բոնուսների մասին

Բոնուսների վերաբերյալ ծառայողական գրառումը գրվում է, երբ ղեկավարը ցանկանում է խրախուսել աշխատողին արդյունավետ աշխատանքի համար: Աշխատողի տեսանկյունից, բոնուսային գործընթացը պարզ է, գլխավորի համար, հատկապես, եթե կազմակերպությունը չունի բոնուսային դրույթ եւ նախընտրում է առանց անելու, այն ավելի շատ ժամանակ է սպառում: Բայց այս գործընթացի փուլերից մեկը ցանկացած դեպքում գրելու է պաշտոնական հուշագիր:

Նախեւառաջ անհրաժեշտ է ուսումնասիրել ձեռնարկության հստակեցումը այս առումով, յուրաքանչյուր ընկերության համար ունի իր բոնուսային պայմանները: Սրանք կարող են լինել դեպքեր, երբ աշխատողը չի կարող պարգեւատրվել (կարգապահական տույժեր, վարչական խախտումներ եւ այլն), պարգեւավճարների աղբյուրները եւ այլն: Մանրակրկիտ ուսումնասիրությունից հետո դուք կարող եք ուղղակիորեն գրել:

Բոնուսների վերաբերյալ ծառայողական գրառումը պարտադիր պետք է պարունակի այն պատճառները, թե ինչու է բաժնի ղեկավարը կարծում, որ աշխատողը պետք է խրախուսվի: Եթե բոնուսային դրույթը ունի հստակ կետեր, որոնցում նշվում է, որ խթանումը պետք է նշվի, գործընթացը շատ ավելի պարզ է: Գլխավոր տնօրենը միայն պետք է տեղեկացնի տնօրենին նման եւ նմանատիպ կետերի կատարման մասին: Այնուհետեւ սա ծանուցում է: Մեկ այլ դեպքում բաժանմունքի պետը առաջարկում է խրախուսել աշխատողին եւ ինքն իրեն որոշում է բոնուսի գումարը, կրկին, հաշվի առնելով կազմակերպության համար նյութական խթանման համակարգը:

Հետաքրքիր է, որ բոնուսների պաշտոնական նշումները հաճախ վերագրվում են զեկույցներին, քանի որ դրանք գրված են բարձրագույն կոչման անվան տակ: Նմանատիպ երկընտրանք է առաջանում նաեւ արձակուրդից հեռացման, աճի եւ այլն:

Գրելու համար

Նյութերի գրառումն անհրաժեշտ է, երբ գույքը վնասված է կամ նյութատեխնիկական բազան հնացած է: Նման փաստաթղթերը սերտորեն առնչվում են ձեռքբերման գրառումների հետ եւ նման են հստակեցմանը: Օրինակ, նույնը նշվում է բաժնի ղեկավարի կողմից վերոնշյալ խնդրի հետ `բաժանված գույքի հետ աշխատող բաժանմունքին (ինչպես օրինակ, համակարգչի մասին օրինակ` բողոքը գնացել է տեղեկատվության բաժին):

Ստորեւ նման հիշատակի օրինակ է:

Տեղեկատվական տեխնոլոգիաների բաժին

«Տրոյանա» ՍՊԸ վերահսկողության եւ վերանայման վարչության պետ Սուխորուկով Դ.Դ.

Պաշտոնական տեղեկանք

01/22/2006 թիվ 42

Կիեւ

Համակարգիչը դուրս գրելու մասին

Կցանկանայի ձեզ տեղեկացնել, որ ներկայումս էլեկտրոնային համակարգիչը, որը պատկանում է տեղեկատվական եւ տեխնիկական բաժիններին, հնացած է եւ չի կարողանում հաշվարկել այն հնարավորությունները, որոնք բավարար են այդ բաժնի լիարժեք գործունեության համար:

Վերը նշված պատճառների հետ կապված, խնդրում ենք, որ վերը նշված գույքը դուրս գա որպես հնացած եւ ծանուցի գնումների բաժին `նյութատեխնիկական բազայի համալրման անհրաժեշտության մասին:

Տեղեկատվության եւ տեխնիկական բաժնի պետ _signature_ VT Chashchenko.

Ծառայության մատյանների տիպով առանձնացումը

Վերոհիշյալ բոլոր օրինակներ կարելի է բաժանել երկու տեսակի.

• Հուշագիրը աշխատողի վրա, տնօրենին;
• Ցանկացած բաժին հուշագիր:

Ինչ վերաբերում է առաջին կետի երկընտրանքին, ապա արդեն նշվել է այս հոդվածում: Չնայած այն հանգամանքին, որ տեղեկատվությունը, թե ինչպես պետք է գրել պաշտոնական նշում տնօրենին, առատորեն, ինչպես նաեւ օրինակների եւ նմուշների նմուշները, ըստ էության, դա ամբողջովին ճշմարիտ չէ: Նման սկզբունքը կարող է կիրառվել միայն կորպորատիվ կազմակերպություններում, որտեղ բոլոր գերատեսչությունները հավասար են, եւ ոչ մի գլխավոր սպա չկա: Այնուհետեւ բաժանմունքների միջեւ գրառումները ավտոմատ կերպով դառնում են պաշտոնական, ոչ հաշվետու: Բոլոր մյուս դեպքերում, խստորեն խորհուրդ է տրվում, որ արձակուրդի արձակման մասին աշխատակցին հետ կանչելու, նրա բոնուսների, պաշտոնանկության, պաշտոնի առաջխաղացման մասին գրառում կատարելու դեպքում օգտագործեք «Հուշագիր» փաստաթղթի անվանումը: Գրելու այլ պահանջները մնում են նույնը:

Ծառայողական գրառումներում բաժինները ներառում են բոլոր մյուս նմուշները `գրելու, ձեռքբերման մասին եւ այլն: Նրանք ավելի ճիշտ պատկերացում են տալիս ծառայության գրառումների էության մասին` համարժեք բաժինների միջեւ հաղորդակցություն, որը չի պահանջում կառավարման միջամտություն:

Պահեստավորում

Հուշաթերթիկների վերաբերող ուղղակիորեն առանձին աշխատակիցների, որոնք պահվում են իրենց անձնական գործերին. Բոլոր մնացածը ուղարկվել է ընկերության արխիվներում:

Originals հուշաթերթիկների կարող է անհրաժեշտ, երբ փորձարկման կազմակերպություն է բարձրագույն իշխանությունների էին տալիս մանրամասն տեղեկություններ ներքին գործառնությունների ընկերության, փոխգործակցության կառուցվածքային տարրերի.

Բացի այդ հուշաթերթիկների, որպես պաշտոնական փաստաթուղթ, կարող է լինել ապացույց կամ հերքում է վարույթի ցանկացած դեպքում.

Նման այլ փաստաթղթերի, հուշագրությունները կարող է դիտվել որպես մի տեսակ հավելում է օտարերկրյա ընկերությանը գրառումների.

Հաճախակի օգտագործումը հուշագրությունները ծառայում է որպես չափանիշ գնահատելու ընդհանուր տրամադրությունը ընկերության եւ իր աշխատակիցների սոցիոլոգների, marketers, հոգեբանների աշխատանքային կազմակերպության աշխատակիցներին:

Կես բիզնես, կես ազատ ոճի գծանկարի հուշագրությունները հստակ ցուցադրում բովանդակային հարաբերություններ աշխատուժի. Հատկապես հետաքրքիր փաստաթղթերն չէ միջեւ գերատեսչությունների միջեւ եւ առանձին անդամների վարչությունների - դա հազվադեպ է եւ, հետեւաբար, ավելի տեսանելի: