Անհրաժեշտությունը փաստաթղթային ապացույցների որոշումների անհրաժեշտ իրավիճակներում, որտեղ նրանք են ձեռնարկված հավաքականորեն. Առավել հաճախ է ամրագրել իրադարձությունների ընթացքը, որն օգտագործվում է այս տեսակի հաշվառման տվյալների, ինչպես նաեւ արձանագրությանը.
Բառը "protocol" ունի բազմաթիվ իմաստներ, այն կարելի է տեղադրել եւ ընթացակարգերը որոշակի իրավիճակում, եւ պատշաճ կերպով նախագծված է պաշտոնական փաստաթուղթ, որը պարունակում է հաջորդականությունը տվյալների ժամանակ քննարկման, բանավեճի եւ որոշումների կայացման հանդիպումների, համաժողովների եւ հանդիպումների: Խնդրում ենք տեղյակ լինել, որ նա ունի մի քանի ձեւեր, որոնք տարբերվում են իրենց նպատակին: Րոպե հանդիպման վարձակալներին փաստաթուղթ է մի փոքր այլ կատեգորիայի քան, օրինակ, որ զեկույցը հետաքննության մարմինների կամ այլ վերահսկող մարմնի.
Հանդիպում մշտական / ժամանակավոր կոլեգիալ համայնքի (հանձնաժողովի նիստին բաժնետերերի, վարձակալների, տնօրենների խորհրդի նախագահ) պարտադիր փաստաթղթերի: Կախված նրանից, թե որ կողմից ընդունված որոշմամբ կազմակերպության նախագահի կամ խմբի, րոպե Հանդիպման կարող է իրականացվել լիարժեք (մանրակրկիտ ռեկորդային ելույթների, քննարկումների, հարց ու պատասխաններով) կամ կրճատ ձեւով: Որպես կանոն, ժամանակ քարտուղար նիստի կամ այլ պատասխանատու անձի շարունակում է ռեկորդային ամեն ինչ, որ տեղի է ունենում, հավաքում է կապված նյութերը մասնակիցներին, իսկ այնուհետեւ բերում նրանց մեջ մեկ փաստաթղթի.
Հետ կապված պահանջների պաշտոնական թղթի վրա, որ նրանք են նշանակված են պետական ստանդարտների կառավարման ճիշտ քաղաքականությունը. Օրինակ, որ նիստի արձանագրությանը սեփականատերերի կամ վարձակալների ներկայացուցիչների այլ խմբերի ու կազմակերպությունների, ի լրումն անունով փաստաթղթի եւ կազմակերպության, ամսաթիվը միջոցառման եւ օրակարգը պետք է նշվեն տվյալներ, նախագահի, քարտուղարի եւ հաճախում կուսակցությունների.
Ամփոփ տեղեկատվության սխեմայի հետեւյալն է: Խաղալ - պատրաստված (եւ), որոշել / համաձայնեցված: Ճշգրտությունը տվյալների set, որը նախաստորագրվել ստորագրությունը նախագահի եւ քարտուղարի: Եթե անհրաժեշտ է, որ հանդիպման մասնակիցները կարող են ձեռք բերել, որպես ամբողջական արձանագրության պատճենը, ինչպես նաեւ քաղվածք ցանկացած մասի վրա:
Որոշ նրբություններին տեղեկատվական տվյալների մի փաստաթուղթ է, որը արտացոլում է հավաքական բնակչության հանդիպումների, ապրում է բազմաբնակարան շենքերում: Այս դեպքում, արձանագրության Տնատերերի ամենամսյա հանդիպումը են կատարելու համոզված տվյալները ձեւով է միջոցառման (փաստացի հավաքի մարդկանց կամ հեռակա քվեարկության օրակարգում), փաստացի հասցեն եւ տարածքը հայտարարել է կտրված օբյեկտի, թվով ներկաների եւ քվեարկության իրենց պատկանող.
Բացի այդ, պարտադիր դիմումը փաստաթղթի մի ցանկ ազգանունների մասնակիցների (կամ նրանց ներկայացուցիչների), ինչպես նաեւ մի շարք բնակարանների, որ ստանում է գնդակը: Եթե կարծիքն բնակիչների ստացվել հեռակա կարգով, լրացուցիչ ցուցակում, պետք է նշված ոչ միայն մարդկային տվյալներով, այլեւ իր որոշումները կայացնում է բոլոր օրակարգային հարցերի: Բացի այդ, դա պետք է նաեւ ներառում է տեղեկատվություն մասին հավաստող փաստաթուղթ սեփականության իրավունքը կամ տիրապետման կոնկրետ վայրում մի մասի տան, ինչպես նաեւ կամքը յուրաքանչյուր քաղաքացու համար ապրանքների բացահայտված օրակարգում հստակ եւ ընդունված ձեւերի (համաձայնում, չհամաձայնել, ձեռնպահ մնալ): Միայն այս վիճակում, բնակիչները հանդիպում րոպե կգործի: